Top 1
Key User festlegen
Mit dem Start eines Digitalisierungsprojektes stelle ich sicher, dass die Key User festgelegt und von Anfang an mit ins Boot genommen werden!
Diese wichtige Regel hatte ich in einem Falle ignoriert, da das Softwarehaus darauf bestanden hatte, dass man bei „nur 6 Usern“ für das neue Mobile Tool keinen Key User benötigt.
Weit gefehlt: Die 6 Mitarbeiter:innen haben nicht wie erwartet das neue Programm benutzt, sondern kamen immer wieder mit Argumenten, warum man es noch nicht benutzen könne. Erst nachdem ich einen Key User festgelegt und dieser mit dem Programm zwei Wochen gearbeitet hatte, haben sich die anderen Mitarbeiter unter seiner Leitung erstmalig ernsthaft mit dem neuen Werkzeug befasst.
Top 2
Das gesamte Digitalisierungsprojekt durchplanen
Planen Sie das gesamte Projekt bis zum Regelbetrieb. Stellen Sie die Planung des Digitalisierungsprojektes und die einzelnen Meilensteine ganzheitlich jeder Abteilung und allen Mitarbeitern frühzeitig im Unternehmen vor.
Ich hatte nur 6 Monate Zeit, um ein neues unternehmensübergreifendes ERP-System zusammen mit dem Softwarehaus einzurichten, zu schulen und in Livebetrieb zu gehen. Ich hatte darum gebeten, mit allen 80 Mitarbeiter direkt nach Auftragsklarheit Einzelgespräche führen zu dürfen. Trotz des hohen Zeitaufwands hat die Geschäftsleitung zugestimmt. Nach 5,5 Monate war alles fertig, getestet, geschult und alle Daten waren übernommen.
Wir konnten sogar vor dem eigentlichen „Go Live“ alle Maschinen wieder hochfahren und damit sicherstellen, dass man problemlos starten kann.
Top 3
Wöchentliche Statusmeetings
mit allen Key Usern
Diese Meetings sollten am besten immer zur gleichen Zeit stattfinden. So wird es bei großen Digitalisierungsprojekten sehr schnell zur Gewohnheit, dass man bis zu diesem Tag mit einem guten Ergebnis aufwartet.
Beinahe „wie von selbst“ entwickelten die Key Users eine eigene Dynamik und warben für dieses Digitalisierungsprojekt in der eigenen Abteilung.
Oft wurden neue Ideen, Wünsche und Anforderungen bei diesem Meeting entwickelt. Dies forderte zwar auf der einen Seite eine größere Leistungstiefe, auf der anderen Seite gab es eine große positive Dynamik und am Schluss wurden noch mehr Punkte in das Projekt integriert, als anfänglich dafür vorgesehen waren.
Top 4
Ein:e Projektleiter:in mit übergreifender Kompetenz
In einem umfangreichen Digitalisierungsprojekt gab es Unstimmigkeiten in der Geschäftsführung über das weitere Vorgehen, ob der Zeitplan einzuhalten sei und ob das Go Live wie geplant zum Jahresende unter dem hohen Druck haltbar sei.
Da vereinbart war, dass in solchen Fällen eine finale Entscheidungsbefugnis an mich als Gesamtverantwortlicher Projektleiter erteilt war, konnte immer zügig und stringent in eine Richtung gearbeitet werden. In diesem Falle hatte man sich dadurch wichtige vertiefende Meinungsfindungszeit eingespart und damit sichergestellt, dass der sportliche Zeitplan eingehalten werden konnte.
Top 5
Durch Rückschläge nicht beirren lassen
6 Wochen vor dem geplanten Go Live kamen mehrere Key User auf mich zu, um den geplanten Go-Live-Termin um 2 Monate zu verschieben. Man könne die vielen Aufgaben nicht rechtzeitig erledigen. Auch wären fast alle im Team überstrapaziert. Ich habe mir jeden Einwand in Ruhe angehört und mit jedem Key User einzeln erarbeitet, wie man diese Situation lösen und den Go-Live-Termin schaffen kann. Durch meine Klarheit und Eindeutigkeit waren danach alle Key User weiterhin bereit, den Terminplan einzuhalten.
Angst vor Veränderung ist bei vielen Menschen auch ein Grund für solche Einwände. Die Erfahrung zeigt, dass durch ein kurzfristiges Verschieben des Go Live bei Digitalisierungsmaßnahmen kaum eine bessere Vorbereitung erreicht wird, als wenn man den ursprünglichen Plan einhält und umsetzt.